10 советов как заново научиться пользоваться электронной почтой

Несмотря на то, что электронная почта — один из самых популярных и удобных интернет-сервисов, большинство из нас разучились или никогда толком и не умели ей пользоваться. Эффективный инструмент коммуникаций все чаще представляет собой ежедневную рутину, разбор которой совмещается с головной болью, а появление нового письма может вызывать раздражение.
Несколько месяцев назад я предпринял попытку переосмыслить свой подход к работе с e-mail. Читал разные статьи, проводил эксперименты, но, как часто бывает, наиболее полезные вещи были на поверхности и вполне очевидны. Ниже — резюме полученного опыта в виде 10 простых советов.

(c) ShutterStock

1. Отпишитесь от всех рассылок

Отпишитесь от большинства рассылок, уведомлений сервисов (в том числе социальных сетей) и новостей компаний. Они отвлекают и потребляют ваше время. Там, где есть возможность — нажимайте кнопку “unsubscribe”. Где нету — составьте вежливый шаблон письма с просьбой отписать вас, который отправляйте в ответ на рассылку.

2. Перестаньте постоянно проверять e-mail

Пора перестать в любой непонятной ситуации открывать почтовый ящик. Постарайтесь работать с почтой осознанно. Заходите в нее с конкретной целью и лишь в определенные временные промежутки. Если позволяет работа, делайте это 2-3 раза в день. Можете даже завести такую задачу в календаре, если у вас очень насыщенный график. Главное — ни в коем случае не прерывайте выполнение важной задачи проверкой почты “на всякий случай”.

3. Настройте правила и фильтры

Наверняка письма из разных источников имеют разный приоритет. Условное извещение о состоянии банковского счета можно прочитать вечером или на выходных. Настройте фильтры и правила так, чтобы такие сообщения автоматически перемещались из “Входящих” во второстепенный папки и не отвлекали ваше внимание. К несрочным письмам возвращайтесь в свободное время, но уж точно не чаще одного раза в день.

4. Отключите push-уведомления на мобильном

С тем, что электронная почта на мобильном телефоне это удобно, не поспоришь. Но одно дело, когда в свободное время “на ходу” удается поработать с ней, а совсем другое, когда телефон выбрирует каждые 10 минут и отвлекает во время встреч и работы. В крайней случае — настройте телефон на автоматическую проверку раз в час. Но хорошо подумайте, нужно ли это делать.

5. Придерживайтесь подхода Inbox Zero

Эффективно работать с завалами крайне сложно, если вообще возможно. Не нужно себя обманывать. Тысячи писем в Inbox — это не система организации работы, это обычный беспорядок. Опустошайте папку “Входящие” регулярно. Я рекомендую делать это каждый день. Письма, которые требуют множества времени и большого количества дополнительной работы переносите в другую папку и отдельно работайте с ней.

6. Сразу отвечайте на быстрые письма

Если вы открыли письмо — оно уже отвлекло вас и “украло” ваше время. Где бы вы не находились и что бы не делали (раз уже открыли почту), отвечайте сразу на письма, реакция на которые займет до двух минут.

7. Пишите кратко

Уважайте чужое время. Пишите кратко, четко фокусируйте свои мысли. Ясно излагайте, что вы хотите от получателя этого письма. Постарайтесь не писать письма на 10 абзацев, только если это не конкретное деловое предложение в котором важно каждое слово.

8. Уберите огромные подписи

Обладателям корпоративных подписей в стиле “Не печатайте это письмо, сохраните деревья” (длиной в абзац) хочется пожелать забыть о таких подписях, как о страшном сне. То же самое касается подписей, в которых указаны все возможные виды контактов, включая адрес офиса с индексом. Если вы считаете, что это действительно кому-то нужно, то сохраните информацию в виде дополнительной подписи. Отправляйте ее только в тех случаях, когда точно знаете, зачем это делаете. По умолчанию же отправляйте письма с короткой подписью, где будет указано ваше имя, должность и, если необходимо, телефон.

9. Указывайте настоящую тему письма

Первое, что видит получатель вашего письма — его тему. Это не формальное поле для слов «Привет» или «Вопрос». Его роль — объяснить кратко суть письма, выделить его среди остальных. Используйте тему по назначению. Это удобно всем.

10. Не ставьте в копию всех подряд

Каждое ваше письмо потребляет время человека, который его получит. Это нужно четко понять. Ставить в копию еще кого-то для контроля или уведомления — нормально. Но делать это нужно только осознанно и не постоянно. Ну а тем, кто регулярно отправляет письма с большим количество получателей (рассылки), нужно забыть об открытых списках получателей, как о страшном сне. Впрочем, есть подозрение, что тем, кто этого не понял до сих пор, уже ничего не поможет.

Артур Оруджалиев   26 Февраля 2014

http://ain.ua/ 

Несмотря на то, что электронная почта — один из самых популярных и удобных интернет-сервисов, большинство из нас разучились или никогда толком и не умели ей пользоваться. Эффективный инструмент коммуникаций все чаще представляет собой ежедневную рутину, разбор которой совмещается с головной болью, а появление нового письма может вызывать раздражение.
Несколько месяцев назад я предпринял попытку переосмыслить свой подход к работе с e-mail. Читал разные статьи, проводил эксперименты, но, как часто бывает, наиболее полезные вещи были на поверхности и вполне очевидны. Ниже — резюме полученного опыта в виде 10 простых советов.

(c) ShutterStock

1. Отпишитесь от всех рассылок

Отпишитесь от большинства рассылок, уведомлений сервисов (в том числе социальных сетей) и новостей компаний. Они отвлекают и потребляют ваше время. Там, где есть возможность — нажимайте кнопку “unsubscribe”. Где нету — составьте вежливый шаблон письма с просьбой отписать вас, который отправляйте в ответ на рассылку.

2. Перестаньте постоянно проверять e-mail

Пора перестать в любой непонятной ситуации открывать почтовый ящик. Постарайтесь работать с почтой осознанно. Заходите в нее с конкретной целью и лишь в определенные временные промежутки. Если позволяет работа, делайте это 2-3 раза в день. Можете даже завести такую задачу в календаре, если у вас очень насыщенный график. Главное — ни в коем случае не прерывайте выполнение важной задачи проверкой почты “на всякий случай”.

3. Настройте правила и фильтры

Наверняка письма из разных источников имеют разный приоритет. Условное извещение о состоянии банковского счета можно прочитать вечером или на выходных. Настройте фильтры и правила так, чтобы такие сообщения автоматически перемещались из “Входящих” во второстепенный папки и не отвлекали ваше внимание. К несрочным письмам возвращайтесь в свободное время, но уж точно не чаще одного раза в день.

4. Отключите push-уведомления на мобильном

С тем, что электронная почта на мобильном телефоне это удобно, не поспоришь. Но одно дело, когда в свободное время “на ходу” удается поработать с ней, а совсем другое, когда телефон выбрирует каждые 10 минут и отвлекает во время встреч и работы. В крайней случае — настройте телефон на автоматическую проверку раз в час. Но хорошо подумайте, нужно ли это делать.

5. Придерживайтесь подхода Inbox Zero

Эффективно работать с завалами крайне сложно, если вообще возможно. Не нужно себя обманывать. Тысячи писем в Inbox — это не система организации работы, это обычный беспорядок. Опустошайте папку “Входящие” регулярно. Я рекомендую делать это каждый день. Письма, которые требуют множества времени и большого количества дополнительной работы переносите в другую папку и отдельно работайте с ней.

6. Сразу отвечайте на быстрые письма

Если вы открыли письмо — оно уже отвлекло вас и “украло” ваше время. Где бы вы не находились и что бы не делали (раз уже открыли почту), отвечайте сразу на письма, реакция на которые займет до двух минут.

7. Пишите кратко

Уважайте чужое время. Пишите кратко, четко фокусируйте свои мысли. Ясно излагайте, что вы хотите от получателя этого письма. Постарайтесь не писать письма на 10 абзацев, только если это не конкретное деловое предложение в котором важно каждое слово.

8. Уберите огромные подписи

Обладателям корпоративных подписей в стиле “Не печатайте это письмо, сохраните деревья” (длиной в абзац) хочется пожелать забыть о таких подписях, как о страшном сне. То же самое касается подписей, в которых указаны все возможные виды контактов, включая адрес офиса с индексом. Если вы считаете, что это действительно кому-то нужно, то сохраните информацию в виде дополнительной подписи. Отправляйте ее только в тех случаях, когда точно знаете, зачем это делаете. По умолчанию же отправляйте письма с короткой подписью, где будет указано ваше имя, должность и, если необходимо, телефон.

9. Указывайте настоящую тему письма

Первое, что видит получатель вашего письма — его тему. Это не формальное поле для слов «Привет» или «Вопрос». Его роль — объяснить кратко суть письма, выделить его среди остальных. Используйте тему по назначению. Это удобно всем.

10. Не ставьте в копию всех подряд

Каждое ваше письмо потребляет время человека, который его получит. Это нужно четко понять. Ставить в копию еще кого-то для контроля или уведомления — нормально. Но делать это нужно только осознанно и не постоянно. Ну а тем, кто регулярно отправляет письма с большим количество получателей (рассылки), нужно забыть об открытых списках получателей, как о страшном сне. Впрочем, есть подозрение, что тем, кто этого не понял до сих пор, уже ничего не поможет.

Артур Оруджалиев   26 Февраля 2014

http://ain.ua/ 

Читать далее »

Как писать профессиональные e-mail, на которые отвечают?

Tatiana Popova/Shutterstock.com

Ия Зорина

Каждый день блоггеры, маркетологи и авторы-фрилансеры общаются со своими клиентами и подписчиками по e-mail, но почти никто не думает, как делать это правильно. Основная задача профессиональных e-mail — получение ответа от адресата, но чтобы кто-то захотел вам ответить, нужно научиться писать электронные письма. Несколько советов помогут вам получить больше отклика от целевой аудитории.

 

Совет №1: Избегайте автоматических приветствий

Письмо, которое начинается с автоматического приветствия, не хочется читать. Оно безлично, и это раздражает или, по-крайней мере, не вызывает никакого интереса. Например, если пользователь открывает письмо и видит там: «Здравствуйте, пользователь блога», «Уважаемый клиент» и тому подобные приветствия, скорее всего, вы не получите ответа.
Чтобы заинтересовать получателя, лучше всего назвать его по имени или даже выяснить, какое обращение он предпочитает. Например, если вы начнете письмо с «Уважаемый Сергей Николаевич» или «Доброго времени суток, Маша», это будет смотреться более доброжелательно и по-человечески.

Получая e-mail со своим именем, пользователь чувствует, что письмо отправлено именно ему, а не сотне таких же пользователей, что повышает шансы на прочтение и ответ.

Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание

Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.

Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.

Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»
Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.
Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».
Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.

Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.

Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail

Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.
Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.
У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.
Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.
И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.

Совет №4: Добавляйте тематические исследования и характеристики

Исследования и рекомендации привлекают внимание, вызывают доверие и делают информацию более наглядной, а письмо — более интересным.  Не зря говорят «Лучше один раз увидеть…» Если вы найдете тематическое исследование, подходящее по смыслу, смело вставляйте его в e-mail. Пользователь обязательно дочитает ваше письмо, чтобы понять, какую выгоду можно извлечь из общей картины.

Совет №5: Заканчивайте вежливо

Многие люди заканчивают свои e-mail просто точкой. Это в корне не правильно, ведь последние слова выражают отношение к читателю, его значение для вас. Вы поздоровались — отлично, но надо не забыть попрощаться.
Лучше всего это сделать с помощью благодарности — скажите читателю «спасибо» за то, что он потратил время именно на ваш e-mail. Вы еще помните, что его время очень ценно? Тогда скажите ему об этом, и можно добавить еще несколько вежливых слов и пожеланий: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и т.д.

Совет №6: И всё еще не нажимайте «отправить»

Вы уже сделали всё, что надо, включая эффектное и вежливое заключение, но всё равно еще рано отправлять свой идеальный e-mail, потому что, несмотря на старания, он может оказаться вовсе не таким хорошим. Настало время редактировать, форматировать и корректировать.
Тщательно проверьте в своем письме:

1. Грамматические ошибки
2. Правильное написание слов
3. Правильное разделение на абзацы
4. Выделение важных моментов
5. Нужные ссылки

Обязательно проверьте, прикреплен ли файл, который вы обещали читателю. Конечно, вы можете отослать забытые файлы во втором письме, но это выглядит не очень профессионально.

Результат профессионального письма, по большей части, зависит от того, насколько эффектно вы представили свое предложение, но если вы будете следовать этим советам, ваши шансы на ответ увеличатся.
(via)

">Tweet

http://lifehacker.ru/ 

Tatiana Popova/Shutterstock.com

Ия Зорина

Каждый день блоггеры, маркетологи и авторы-фрилансеры общаются со своими клиентами и подписчиками по e-mail, но почти никто не думает, как делать это правильно. Основная задача профессиональных e-mail — получение ответа от адресата, но чтобы кто-то захотел вам ответить, нужно научиться писать электронные письма. Несколько советов помогут вам получить больше отклика от целевой аудитории.

 

Совет №1: Избегайте автоматических приветствий

Письмо, которое начинается с автоматического приветствия, не хочется читать. Оно безлично, и это раздражает или, по-крайней мере, не вызывает никакого интереса. Например, если пользователь открывает письмо и видит там: «Здравствуйте, пользователь блога», «Уважаемый клиент» и тому подобные приветствия, скорее всего, вы не получите ответа.
Чтобы заинтересовать получателя, лучше всего назвать его по имени или даже выяснить, какое обращение он предпочитает. Например, если вы начнете письмо с «Уважаемый Сергей Николаевич» или «Доброго времени суток, Маша», это будет смотреться более доброжелательно и по-человечески.

Получая e-mail со своим именем, пользователь чувствует, что письмо отправлено именно ему, а не сотне таких же пользователей, что повышает шансы на прочтение и ответ.

Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание

Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.

Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.

Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»
Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.
Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».
Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.

Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.

Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail

Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.
Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.
У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.
Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.
И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.

Совет №4: Добавляйте тематические исследования и характеристики

Исследования и рекомендации привлекают внимание, вызывают доверие и делают информацию более наглядной, а письмо — более интересным.  Не зря говорят «Лучше один раз увидеть…» Если вы найдете тематическое исследование, подходящее по смыслу, смело вставляйте его в e-mail. Пользователь обязательно дочитает ваше письмо, чтобы понять, какую выгоду можно извлечь из общей картины.

Совет №5: Заканчивайте вежливо

Многие люди заканчивают свои e-mail просто точкой. Это в корне не правильно, ведь последние слова выражают отношение к читателю, его значение для вас. Вы поздоровались — отлично, но надо не забыть попрощаться.
Лучше всего это сделать с помощью благодарности — скажите читателю «спасибо» за то, что он потратил время именно на ваш e-mail. Вы еще помните, что его время очень ценно? Тогда скажите ему об этом, и можно добавить еще несколько вежливых слов и пожеланий: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и т.д.

Совет №6: И всё еще не нажимайте «отправить»

Вы уже сделали всё, что надо, включая эффектное и вежливое заключение, но всё равно еще рано отправлять свой идеальный e-mail, потому что, несмотря на старания, он может оказаться вовсе не таким хорошим. Настало время редактировать, форматировать и корректировать.
Тщательно проверьте в своем письме:

1. Грамматические ошибки
2. Правильное написание слов
3. Правильное разделение на абзацы
4. Выделение важных моментов
5. Нужные ссылки

Обязательно проверьте, прикреплен ли файл, который вы обещали читателю. Конечно, вы можете отослать забытые файлы во втором письме, но это выглядит не очень профессионально.

Результат профессионального письма, по большей части, зависит от того, насколько эффектно вы представили свое предложение, но если вы будете следовать этим советам, ваши шансы на ответ увеличатся.
(via)

">Tweet

http://lifehacker.ru/ 

Читать далее »

Ответ на уведомления по e-mail.

 

Ответ на уведомления по e-mail

Представляю вашему вниманию идею, реализация которой немного упростит общение в социальных сервисах.

Идея проста и заключается в том, что отвечать на уведомления по электронной почте, на которую эти уведомления поступают.


В этом случае, при получении уведомления достаточно нажать «ответить», набрать текст и отправить. Вместо того, чтобы:

1. Перейти по ссылке.

2. войти в систему, если не прошел аутентификацию ранее

3. Загрузить весь пост и дерево комментариев.

4. Отыскать коммент, ответить на него

Думаю, для мобильных устройств очень полезная штука.

UPD: пользователь cypok оповестил, что github уже внедрил эту идею ранее.

 

Ответ на уведомления по e-mail

Представляю вашему вниманию идею, реализация которой немного упростит общение в социальных сервисах.

Идея проста и заключается в том, что отвечать на уведомления по электронной почте, на которую эти уведомления поступают.


В этом случае, при получении уведомления достаточно нажать «ответить», набрать текст и отправить. Вместо того, чтобы:

1. Перейти по ссылке.

2. войти в систему, если не прошел аутентификацию ранее

3. Загрузить весь пост и дерево комментариев.

4. Отыскать коммент, ответить на него

Думаю, для мобильных устройств очень полезная штука.

UPD: пользователь cypok оповестил, что github уже внедрил эту идею ранее.

Читать далее »