понедельник, марта 19, 2012
Unknown
| A+ A- |
Свежее Молоко - моя система использования Remember The Milk (GTD + Agile Results).
Данная статья представляет собой объемное руководство по использованию планировщика Remember The Milk для реализации методик GTD и Agile Results.
Автор подробно описывает свой опыт использования основных инструментов Remember The Milk, необходимых для построения подобной системы. Многие идеи и способы применения являются достаточно нестандартными и интересными, например отметим необычное использование функции приоритета.
Приблизительный размер статьи ≈ 7 страниц.
Введение, плюсы и минусы Remember The Milk
В этой статье я подробно опишу мой текущий конфиг для работы в таск-менеджере Remember The Milk.Долгое время закончить работу над обещанной ранее статьей не давал старина Перфекционизм. Все наладилось лишь после принятия того факта, что любая живая система не стоит на месте, а постоянно развивается и адаптируется, так что «идеальной» она все равно может пробыть лишь на каком-то конечном промежутке времени.
В статье суммируется мой опыт работы (с 2009 года) с сервисом Remember The Milk и приводится полностью рабочая, продуманная (ох, уж поверьте) и, как мне кажется, достаточно универсальная система.
Я решил, что если в нее будут вноситься существенные изменения, то буду описывать их в комментариях, ну а если дополнений накопится на новую статью — значит, так тому и быть. Статья подразумевает, что вы хотя бы приблизительно знакомы с основным функционалом Remember The Milk, а также методиками GTD и Agile Results. Если это не так, лучше бегло просмотреть две эти ссылки.
Главным плюсом Remember The Milk для меня является нереальная гибкость и возможность тончайшей настройки. RTM не заточен изначально под одну определенную методику (как, например, ряд сервисов, созданных специально под GTD) и позволяет любому человеку настроить систему под свои нужды.
Например, когда-то я начинал с простых списков «Работа» и «Дом», позже легко реализовал в RTM GTD, а не так давно добавил к этому основные приемы Agile Results.
Из минусов RTM я хочу отметить слабоватую… визуальную составляющую.
Я имею в виду почти полное отсутствие цветовых и специальных меток, невозможность перетаскивать задачи, отсутствие подзадач как класса, отсутствие классического календаря и пр.
От некоторых из этих минусов мне удалось избавиться с помощью определенных хитростей, о них и поговорим.
Моя система Приоритетов в Remember The Milk
Начну с описания моей системы использования приоритетов в RTM, так как она достаточно нестандартна и необходима для общего понимания моей работы со списками.
Как я уже говорил, RTM не богата на визуальные эффекты. Приоритеты с их тремя цветами — вот почти все, что нам дано.
Что именно могут приоритеты? Задачи с выставленным приоритетом выделяются соответствующим цветом, так что их всегда легко визуально отличить при беглом просмотре списка. Плюс списки по приоритету можно сортировать, тем самым поднимая задачи с выставленным приоритетом вверх списка.
При построении системы моей целью было найти максимально эффективное применение этим свойствам.
Вот что я получил в итоге, так выглядит мой типичный список на день (смарт-список *Сегодня):
1-ый Приоритет (красный) — у меня это цвет Результатов (по Agile Results). У каждого проекта есть свой результат (конечная желаемая цель). Благодаря 1-му приоритету результаты в иерархии RTM легко отличимы и всегда находятся выше, чем задачи.
2-ой Приоритет (синий) — цвет основных, жизненно важных, повторяющихся (рутинных) задач.
Важно пояснить мое понимание рутинной задачи. Для меня это не просто любая регулярная повторяющаяся задача, вроде какой-нибудь «выбросить мусор», это именно фундаментальная задача, составляющая «каркас» жизни, вроде регулярных занятий спортом, еженедельного планирования и т.п.
Причисляя задачу к рутинным (основным) я выделяю ее среди других, подчеркиваю ее особую важность. Когда я вижу невыполненную «синюю» задачу в своем списке на день, мне не нужно размышлять о ее приоритетности — я уже определил ее ранее как очень важную, так что лучше поскорее приступать к ее выполнению.
3-ий Приоритет (голубой) — с его помощью я реализовал в RTM собственную систему напоминаний.
Выделение напоминаний в отдельную категорию сильно облегчило мою работу. Об особенностях напоминаний для каждого конкретного списка я расскажу ниже, но гипотетическим примером будет «ДР друга через неделю, подумай, что дарить».
Благодаря 3-му приоритету все напоминания на день всегда удобно сгруппированы вместе, располагаются над задачами и не путаются среди конкретных дел.
Как я уже говорил, RTM не богата на визуальные эффекты. Приоритеты с их тремя цветами — вот почти все, что нам дано.
Что именно могут приоритеты? Задачи с выставленным приоритетом выделяются соответствующим цветом, так что их всегда легко визуально отличить при беглом просмотре списка. Плюс списки по приоритету можно сортировать, тем самым поднимая задачи с выставленным приоритетом вверх списка.
При построении системы моей целью было найти максимально эффективное применение этим свойствам.
Вот что я получил в итоге, так выглядит мой типичный список на день (смарт-список *Сегодня):
1-ый Приоритет (красный) — у меня это цвет Результатов (по Agile Results). У каждого проекта есть свой результат (конечная желаемая цель). Благодаря 1-му приоритету результаты в иерархии RTM легко отличимы и всегда находятся выше, чем задачи.
2-ой Приоритет (синий) — цвет основных, жизненно важных, повторяющихся (рутинных) задач.
Важно пояснить мое понимание рутинной задачи. Для меня это не просто любая регулярная повторяющаяся задача, вроде какой-нибудь «выбросить мусор», это именно фундаментальная задача, составляющая «каркас» жизни, вроде регулярных занятий спортом, еженедельного планирования и т.п.
Причисляя задачу к рутинным (основным) я выделяю ее среди других, подчеркиваю ее особую важность. Когда я вижу невыполненную «синюю» задачу в своем списке на день, мне не нужно размышлять о ее приоритетности — я уже определил ее ранее как очень важную, так что лучше поскорее приступать к ее выполнению.
3-ий Приоритет (голубой) — с его помощью я реализовал в RTM собственную систему напоминаний.
Выделение напоминаний в отдельную категорию сильно облегчило мою работу. Об особенностях напоминаний для каждого конкретного списка я расскажу ниже, но гипотетическим примером будет «ДР друга через неделю, подумай, что дарить».
Благодаря 3-му приоритету все напоминания на день всегда удобно сгруппированы вместе, располагаются над задачами и не путаются среди конкретных дел.
Как я использую теги
Теги — мощнейший инструмент RTM. По большому счету, планирование в RTM можно полностью построить вокруг одних только тегов. Пример организации такой системы уже описывался на betteri. Там описывается реально крутая система, которая сильно продвинула меня в понимании работы с RTM, но в плане тегов мне чуть более эффективным кажется их использование в связке с обычными списками, причины я объясняю ниже.
Я использую теги в основном только для обозначения принадлежности задачи к определенному проекту. А на основные категории задачи разделяю с помощью обычных списков. Т.е. в моей системе «возможно» это не тег, а список.
Во-первых, такая структура разделяет «зоны ответственности» между тегами и списками. Если стремиться описать все отличительные признаки конкретной задачи только тегами, то получается, что каждую задачу сопровождает 2-4 тега. В итоге кроме просмотра самой задачи нужно еще в прямом смысле слова почитать и теги. Сравните
И как у меня
Во-вторых, мне банально удобнее переместить задачу в свой список *Возможно, чем присвоить ей такой же тег — меньше кликов. Все равно для управления задачами я пользуюсь мышью (т.к. клавиатурные сочетания в RTM работают только при английской раскладке, а постоянно переключать раскладку с русской на английскую мне жутко не удобно).
В-третьих, физическое перемещение из списка в список дополнительно работает все для той же визуализации: «так-с, переношу эту задачу в *Ожидание, в среду ее проверим».
Особенности и полезные настройки тегов
Слева или справа? В настройках RTM на выбор предлагается располагать теги слева либо справа от задачи. Я долгое время пользовался расположением справа, т.к. считал, что при просмотре важнее сразу увидеть саму задачу, чем ее теги. Но с опытом я пришел к однозначному выводу, что гораздо эффективнее располагать теги слева.
Во-первых, так легче визуально выделить задачи без тегов.
Во-вторых, так задачи выглядят более структурированно.
Сравните:
И как у меня
Объединение тегов. Теги можно удобно объединять и при необходимости переименовывать в Настройки → Теги.
Выделение проектов. Все теги проектов у меня начинаются с символа "+".
Облако тегов. В настройках я рекомендую включить «облако тегов» (Настройки → Общие → Показывать облако задач). Облако тегов — отличный способ пробежаться глазами по текущим проектам. Именно текущим, т.к. когда все задачи с тегом завершены, то он перестает отображаться в облаке — это очень удобно.
Восьмым идет расшаренный список для совместной работы. Но командная работа в Remember The Milk — это особая тема, которой я собираюсь посвятить отдельную статью.
Входящие — инбокс GTD. Точка.
**FOCUS — сюда я переношу задачи, которые должны находиться в зоне моего внимания на текущей неделе. Кроме задач в нем содержатся все запланированные результаты (по три на год, месяц, неделю и день).
**Возможно — стандартный ToDo список потенциальных задач и результатов. Результаты расположены выше всего, чуть ниже находятся напоминания (3-ий приоритет).
Напоминания в *Возможно предназначены прежде всего для упрощения еженедельного планирования, которое я провожу каждую субботу. Если задача отмечена 3-им приоритетом и датой, то это значит, что я уже решил, когда на нее следует обратить внимание в следующий раз, а значит, просматривать «голубые» задачи во время обычного еженедельного просмотра списка не нужно.
Пример: я просматриваю этот список и вижу задачу, которой совершенно точно не буду заниматься как минимум ближайшие полгода. Чтобы в течение полугода каждую неделю не натыкаться на эту задачу, я открываю календарь, смотрю, на какое число выпадает какая-нибудь суббота примерно через полгода, назначаю задаче эту дату, а также отмечаю ее 3-им приоритетом. В указанный день при очередном планировании напоминание о задаче высветится в моем рабочем смарт-списке дня, о котором речь пойдет ниже. До тех пор я могу о ней не беспокоиться.
**Мысли — важные идеи, вопросы, мысли, заметки, в общем, все недозадачи, нещадно фиксируются в этом списке. Задачи и результаты часто рождаются именно из мыслей. Типичным примером будет «а что, если использовать приоритет в RTM для выделения результатов?».
Мысль тоже можно превратить в напоминание и заставить маячить в определенный день в списке дня. Метод тот же: 3-ий приоритет + конкретная дата. Можно отметить свежую идею по текущему проекту, можно просто повесить себе напоминалку вроде «фокусируйся на главном, не отвлекайся». Можно даже превратить мысль в «послание в бутылке» самому себе, и получить, например, через год.
*Ожидание — список делегированного, на контроле, «on hold».
Сюда помещается то, что в данный момент от меня уже не зависит, но результат чего я должен проконтролировать. А также если ожидается некое внешнее событие, только после наступления которого я смогу приступить к задаче. Всем задачам в списке *Ожидание я обязательно выставляю дату и третий приоритет.
*Основа — обычно этот список называют «рутина», но мне не очень нравится само это слово — для меня оно не совсем точно отражает суть находящихся в нем задач.
Как я уже говорил, для меня *Основа это прежде всего список фундаментальных задач, составляющих каркас жизнедеятельности. Их выполнение обязательно.
Все задачи в этом списке отмечены 2-ым приоритетом и повторяются с той или иной частотой. Отметка вторым приоритетом всегда группирует эти задачи вместе и не дает им затеряться в общем потоке.
*События — жестко привязанные к определенному времени события: годовщины, дни рождения, купленные заранее билеты, запланированные на определенную дату поездки. Этот список в некотором роде заменяет мне обычный календарь, позволяет обходиться силами RTM и не использовать еще один сервис вроде Google Calendar. Возможно в силу того, что в моей жизни именно «жестких» задач не очень много.
Я бы не отказался отмечать события 4-ым приоритетом, но его, к сожалению, не существует. Поэтому справляемся как можем: для того, чтобы как-то выделить события, в начале названия я ставлю "***", а также пишу его ЗАГЛАВНЫМИ буквами.
Ну, и конечно же, для событий можно и нужно выставлять напоминания. Например, на ближайшую перед 30 марта (день окончания страховки) субботу (т.е. 24 марта), у меня стоит напоминание «в след пятницу заканчивается страховка». Так что во время субботнего планирования 24 марта я увижу эту задачу и решу в какой из ближайших дней займусь продлением страховки.
Обратите внимание, что благодаря звездочкам в названии списки располагаются так, чтобы самые часто используемые из них находились в самом начале и скроллить для перемещения в другой список не приходилось.
А смарт-списки позволяют сохранять такой поиск, чтобы в будущем не вводить параметры заново, а сразу открывать готовый список.
У меня есть основной список для ежедневной работы, а также множество специфичных смарт-списков для конкретных нужд.
*Сегодня
Мой основной смарт-список. Большую часть времени я работаю только с ним. Я просматриваю его как минимум дважды: утром и вечером в ходе планирования дел.
Это своеобразная карта дня, куда с помощью поисковых запросов выводится вся самая необходимая и важная информация из основных списков, о которых я рассказывал выше.
В начале статьи я уже приводил пример своего стандартного списка *Сегодня:
Из списка **FOCUS в смарт-список *Сегодня выводится почти все, кроме результатов месяца и года (для их анализа существует еженедельное планирование).
Часть поискового запроса, которая это реализует:
Обычные задачи из **FOCUS располагаются в нижней части списка. Какой задачей я буду заниматься в каждый конкретный день, я решаю по ходу недели и только после этого назначаю задаче дату.
Кстати, выставить дату задачи на сегодня в RTM можно просто нажав кнопку «Отложить».
Из списков *Основа, **Возможно и **Мысли в *Сегодня отображаются все задачи и напоминания на сегодня, а также просроченные.
Из списков *Ожидание и *События, задачи и напоминания отображаются за день до, в день задачи, а также просроченные.
А в самом низу списка показываются все задачи из Входящих. Мне это кажется очень удобным: не нужно постоянно переключаться между списками, чтобы обработать Входящие, можно управлять ими прямо из основного списка. Такие задачи всегда легко отличить (они внизу и без тегов).
Таким образом, полный сохраненный поисковый запрос для смарт-списка *Сегодня выглядит так:
В следующую пятницу выйдет продолжение статьи, где основной фокус будет направлен на практический опыт ежедневного и еженедельного планирования, а также я расскажу о других хитрых смарт-списках и прочих полезностях.
Еще я планирую отдельные статьи про интеграцию RTM с Evernote, Gmail и другими сервисами и про командную работу в RTM.
Задавайте вопросы в комментах, уточняйте, о чем конкретно вам бы хотелось узнать — все будет учтено. Stay tuned!
YuraYu
http://betteri.ru/
Я использую теги в основном только для обозначения принадлежности задачи к определенному проекту. А на основные категории задачи разделяю с помощью обычных списков. Т.е. в моей системе «возможно» это не тег, а список.
Во-первых, такая структура разделяет «зоны ответственности» между тегами и списками. Если стремиться описать все отличительные признаки конкретной задачи только тегами, то получается, что каждую задачу сопровождает 2-4 тега. В итоге кроме просмотра самой задачи нужно еще в прямом смысле слова почитать и теги. Сравните
И как у меня
Во-вторых, мне банально удобнее переместить задачу в свой список *Возможно, чем присвоить ей такой же тег — меньше кликов. Все равно для управления задачами я пользуюсь мышью (т.к. клавиатурные сочетания в RTM работают только при английской раскладке, а постоянно переключать раскладку с русской на английскую мне жутко не удобно).
В-третьих, физическое перемещение из списка в список дополнительно работает все для той же визуализации: «так-с, переношу эту задачу в *Ожидание, в среду ее проверим».
Особенности и полезные настройки тегов
Слева или справа? В настройках RTM на выбор предлагается располагать теги слева либо справа от задачи. Я долгое время пользовался расположением справа, т.к. считал, что при просмотре важнее сразу увидеть саму задачу, чем ее теги. Но с опытом я пришел к однозначному выводу, что гораздо эффективнее располагать теги слева.
Во-первых, так легче визуально выделить задачи без тегов.
Во-вторых, так задачи выглядят более структурированно.
Сравните:
И как у меня
Объединение тегов. Теги можно удобно объединять и при необходимости переименовывать в Настройки → Теги.
Выделение проектов. Все теги проектов у меня начинаются с символа "+".
Облако тегов. В настройках я рекомендую включить «облако тегов» (Настройки → Общие → Показывать облако задач). Облако тегов — отличный способ пробежаться глазами по текущим проектам. Именно текущим, т.к. когда все задачи с тегом завершены, то он перестает отображаться в облаке — это очень удобно.
Структура моих основных списков
Списки — это место «физического» расположения задач (задача не может одновременно находиться в двух основных списках). У меня 7 основных списков, разделяющих задачи на основные категории.Восьмым идет расшаренный список для совместной работы. Но командная работа в Remember The Milk — это особая тема, которой я собираюсь посвятить отдельную статью.
Входящие — инбокс GTD. Точка.
**FOCUS — сюда я переношу задачи, которые должны находиться в зоне моего внимания на текущей неделе. Кроме задач в нем содержатся все запланированные результаты (по три на год, месяц, неделю и день).
**Возможно — стандартный ToDo список потенциальных задач и результатов. Результаты расположены выше всего, чуть ниже находятся напоминания (3-ий приоритет).
Напоминания в *Возможно предназначены прежде всего для упрощения еженедельного планирования, которое я провожу каждую субботу. Если задача отмечена 3-им приоритетом и датой, то это значит, что я уже решил, когда на нее следует обратить внимание в следующий раз, а значит, просматривать «голубые» задачи во время обычного еженедельного просмотра списка не нужно.
Пример: я просматриваю этот список и вижу задачу, которой совершенно точно не буду заниматься как минимум ближайшие полгода. Чтобы в течение полугода каждую неделю не натыкаться на эту задачу, я открываю календарь, смотрю, на какое число выпадает какая-нибудь суббота примерно через полгода, назначаю задаче эту дату, а также отмечаю ее 3-им приоритетом. В указанный день при очередном планировании напоминание о задаче высветится в моем рабочем смарт-списке дня, о котором речь пойдет ниже. До тех пор я могу о ней не беспокоиться.
**Мысли — важные идеи, вопросы, мысли, заметки, в общем, все недозадачи, нещадно фиксируются в этом списке. Задачи и результаты часто рождаются именно из мыслей. Типичным примером будет «а что, если использовать приоритет в RTM для выделения результатов?».
Мысль тоже можно превратить в напоминание и заставить маячить в определенный день в списке дня. Метод тот же: 3-ий приоритет + конкретная дата. Можно отметить свежую идею по текущему проекту, можно просто повесить себе напоминалку вроде «фокусируйся на главном, не отвлекайся». Можно даже превратить мысль в «послание в бутылке» самому себе, и получить, например, через год.
*Ожидание — список делегированного, на контроле, «on hold».
Сюда помещается то, что в данный момент от меня уже не зависит, но результат чего я должен проконтролировать. А также если ожидается некое внешнее событие, только после наступления которого я смогу приступить к задаче. Всем задачам в списке *Ожидание я обязательно выставляю дату и третий приоритет.
*Основа — обычно этот список называют «рутина», но мне не очень нравится само это слово — для меня оно не совсем точно отражает суть находящихся в нем задач.
Как я уже говорил, для меня *Основа это прежде всего список фундаментальных задач, составляющих каркас жизнедеятельности. Их выполнение обязательно.
Все задачи в этом списке отмечены 2-ым приоритетом и повторяются с той или иной частотой. Отметка вторым приоритетом всегда группирует эти задачи вместе и не дает им затеряться в общем потоке.
*События — жестко привязанные к определенному времени события: годовщины, дни рождения, купленные заранее билеты, запланированные на определенную дату поездки. Этот список в некотором роде заменяет мне обычный календарь, позволяет обходиться силами RTM и не использовать еще один сервис вроде Google Calendar. Возможно в силу того, что в моей жизни именно «жестких» задач не очень много.
Я бы не отказался отмечать события 4-ым приоритетом, но его, к сожалению, не существует. Поэтому справляемся как можем: для того, чтобы как-то выделить события, в начале названия я ставлю "***", а также пишу его ЗАГЛАВНЫМИ буквами.
Ну, и конечно же, для событий можно и нужно выставлять напоминания. Например, на ближайшую перед 30 марта (день окончания страховки) субботу (т.е. 24 марта), у меня стоит напоминание «в след пятницу заканчивается страховка». Так что во время субботнего планирования 24 марта я увижу эту задачу и решу в какой из ближайших дней займусь продлением страховки.
Обратите внимание, что благодаря звездочкам в названии списки располагаются так, чтобы самые часто используемые из них находились в самом начале и скроллить для перемещения в другой список не приходилось.
Смарт-список *Сегодня
Смарт-списки — это сохраненные поисковые запросы. В RTM возможен суперузкий поиск по критериям задач. Например, найти все задачи, выполненные за последний месяц, которые находились в списке **FOCUS, были отмечены тегом +betteri и 1-ым приоритетом.А смарт-списки позволяют сохранять такой поиск, чтобы в будущем не вводить параметры заново, а сразу открывать готовый список.
У меня есть основной список для ежедневной работы, а также множество специфичных смарт-списков для конкретных нужд.
*Сегодня
Мой основной смарт-список. Большую часть времени я работаю только с ним. Я просматриваю его как минимум дважды: утром и вечером в ходе планирования дел.
Это своеобразная карта дня, куда с помощью поисковых запросов выводится вся самая необходимая и важная информация из основных списков, о которых я рассказывал выше.
В начале статьи я уже приводил пример своего стандартного списка *Сегодня:
Из списка **FOCUS в смарт-список *Сегодня выводится почти все, кроме результатов месяца и года (для их анализа существует еженедельное планирование).
Часть поискового запроса, которая это реализует:
list:**FOCUS and not (name: результат года OR name: результат месяца)В самом верху списка располагаются три запланированных результата недели, чуть ниже — три результата дня. Очень важно, чтобы результаты постоянно находились перед глазами — это служит постоянным напоминанием о самом важном, не дает свернуть в сторону и затеряться в потоке событий и дел.
Обычные задачи из **FOCUS располагаются в нижней части списка. Какой задачей я буду заниматься в каждый конкретный день, я решаю по ходу недели и только после этого назначаю задаче дату.
Кстати, выставить дату задачи на сегодня в RTM можно просто нажав кнопку «Отложить».
Из списков *Основа, **Возможно и **Мысли в *Сегодня отображаются все задачи и напоминания на сегодня, а также просроченные.
list:*Основа OR list:**Возможно OR list:**Мысли) and dueBefore:tomorrow
Из списков *Ожидание и *События, задачи и напоминания отображаются за день до, в день задачи, а также просроченные.
(list:*Ожидание OR list:*События) and dueBefore:«2 days of today»
А в самом низу списка показываются все задачи из Входящих. Мне это кажется очень удобным: не нужно постоянно переключаться между списками, чтобы обработать Входящие, можно управлять ими прямо из основного списка. Такие задачи всегда легко отличить (они внизу и без тегов).
Таким образом, полный сохраненный поисковый запрос для смарт-списка *Сегодня выглядит так:
list: Входящие OR (list:**FOCUS and not (name: результат года OR name: результат месяца)) OR ((list:*Основа OR list:**Возможно OR list:**Мысли) and dueBefore:tomorrow) OR ((list:*Ожидание OR list:*События) and dueBefore:«2 days of today»)
Перерыв
Так как статья даже по меркам betteri.ru :) выходит объемной, предлагаю на сегодня остановиться. Основная структура моей системы теперь ясна.В следующую пятницу выйдет продолжение статьи, где основной фокус будет направлен на практический опыт ежедневного и еженедельного планирования, а также я расскажу о других хитрых смарт-списках и прочих полезностях.
Еще я планирую отдельные статьи про интеграцию RTM с Evernote, Gmail и другими сервисами и про командную работу в RTM.
Задавайте вопросы в комментах, уточняйте, о чем конкретно вам бы хотелось узнать — все будет учтено. Stay tuned!
YuraYu
Posted in: 
0 коммент.:
Отправить комментарий